Centro
de Investigaciones Psiquiátricas
Psicológicas
y Sexológicas de Venezuela
Reconocido
por el C.O.N.I.C.I.T (1981)
Autorizado
por el C.N.U (1991)
Gaceta
Oficial Nº 34678
Programa:
Maestría en Planificación y Evaluación de la Educación
ANÁLISIS DE SISTEMAS
Facilitadora:
Profa.AdrianaAzzi
Participantes:
Profa.Yrene Acuña
Profa. María Medina
Profa.
Marianny Marcano
Profa.
Cleotilde Tabata
Una base de
datos es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera
estructurada o sistemáticamente, para usarlos posteriormente con la
menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios
deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base
de datos generalmente está relacionado con el de red
ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término
base. "Sistema de información" es el término general
utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos
para compartir datos que se han instalado.
Existen
diferentes bases de datos, por lo que una biblioteca se puede
considerar como una de ellas de tipo impreso, ordenado por
categorías, especialidad, entre otras. Pero debido al desarrollo
cada vez más creciente de la informática, la tecnología y las
redes, las bases de datos están en formato digital solucionando el
problema de almacenamiento al reducir cada día más el espacio y los
dispositivos de almacenamiento.
Una base de
datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario
en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información
se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de
una red.
Rápidamente
surgió la necesidad de contar con un sistema de administración para
controlar tanto los datos como los usuarios. La administración de
bases de datos se realiza con un sistema llamado DBMS (Database
management system o Sistema de administración de bases de datos). El
DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones de software) para
administrar bases de datos, que permite:
- Un fácil acceso a los datos
- El acceso a la información por parte de múltiples usuarios
- La manipulación de los datos encontrados en la base de datos (insertar, eliminar, editar)
En una
base de datos se puede introducir diferentes tipos de datos como
videos, gráficos, sonido, lógicos, numéricos y alfanuméricos, los
cuales cumplen las funciones más importantes que nos puede permitir
realizar un Sistema Gestor de base de datos como la programación
visual, la aplicación de programas de interface, el soporte de base
de datos, el soporte SQL que sirve para establecer indicadores a la
hora de realizar una búsqueda o consulta.
Existen
diferentes bases de datos según la variabilidad de los documentos
almacenados entre las cuales se pueden mencionar:
Las
bases de datos de red, permite que un mismo nodo tenga varios padres
(posibilidad no permitida en el modelo jerárquico). Fue una gran
mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una
solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aún
así, la dificultad que significa administrar la información en una
base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su
mayoría por programadores más que por usuarios finales.
Bases de
datos transaccionales, son bases de datos cuyo único fin es el envío
y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco
comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de
calidad, datos de producción e industrial, es importante entender
que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor
velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de
información no es un problema como con las demás bases de datos,
por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún
tipo de conectividad a bases de datos relacionales.
Bases de
datos relacionales, Éste es el modelo utilizado en la actualidad
para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su
idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas
relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de
datos llamados "tuplas.
En este
modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen
relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de
red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de
entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de
datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante
"consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder
para administrar la información.
Bases
de datos multidimensionales, son bases de datos ideadas para
desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos
OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de
datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría
serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia
está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos
multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de
dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien
representan métricas que se desean estudiar.
Bases
de datos orientadas a objetos, este modelo, bastante reciente, y
propio de los modelos informáticos orientados a
objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos
completos (estado y comportamiento). Esta incorpora todos los
conceptos importantes del paradigma de objetos: Encapsulación,
Herencia y Polimorfismo.
Bases de
datos documentales, Permiten la indexación a texto completo, y en
líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un
sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.
Bases
de datos deductivas, un sistema de base de datos deductiva, es un
sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer
deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en
reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de
datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a
raíz de que se basa en lógica matemática. Orígenes
de la teoría de los sistemas
La teoría
general de los sistemas surgió con los trabajos del Alemán Ludwig
Bertalanffy, publicados entre los años 1950 y 1968; esta teoría no
busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero si
producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear
condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Estas
teorías fueron creadas con el propósito de brindarle al usuario una
herramienta útil del conocimiento que le permita desarrollar
soluciones prácticas de la vida cotidiana y la realidad humana.
La teoría
general de los sistemas presenta unos supuestos básicos en los
cuales se plantea que existe una nítida tendencia hacia la
integración de diversas ciencias naturales y sociales que parecen
orientarse rumbo a una teoría de sistemas que puede ser una manera
más amplia de estudiar los campos.
En lo antes
mencionado se plantea que las TGS están conformadas por el
conocimiento general de todas las ciencias, tanto naturales como
sociales, de esa manera se logra agrupar científico y no científico
creando estructuras universales de todas las ciencias que la
conforman.
Fundamentación
de las teorías general del sistema
Las TGS se
encuentran inmersos dentro del mismo sistema, aunque están de
manera ordenada, obedecen a un sistema abierto de menor o mayor
conocimiento, que a la misma vez va fortaleciendo en la medida que se
adquieren nuevos conocimientos. Por esta misma razón se considera a
los sistemas abiertos como un campo infinito de diferentes
proporciones, que intercambia con su entorno de manera secuencial.
En análisis
general o punto de vista, de las diferentes teorías, en referencia a
la teoría de la administración científica, y la de las relaciones
humanas compartieron el enfoque o concepto de sistema hombre -
maquina, aunque la segunda teoría tuvo mayor inclinación a la de
las relaciones de las personas dentro de una misma organización
basándose en nuevos criterios y técnicas de gerencia.
Por otro
lado la teoría estructuralista le da a la empresa un valor de
carácter social, reconociendo que dentro de ese mismo sistema existe
el conocimiento formal e informal, conformando un sistema integral
que le puede proporcionar a la empresa resultados muy positivos.
Posteriormente surge la teoría del comportamiento y la de la
decisión donde la empresa como sistema a través de sus
participantes toma decisiones después de un intercambio de
información, todo esto como resultado de un comportamiento
organizacional.
¿Qué
es un sistema?
El sistema
es definido como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre
datos, energía y materia para proveer información, energía y
materia.
Todo
sistema presenta unas características muy particulares que son el
propósito u objetivo y el globalismo o totalidad. De acuerdo con las
investigaciones realizadas Bertalanffy determino que los sistemas
presentan diversas características entre las que se pueden
mencionar.
El
propósito u objetivo esta características hace énfasis en que
todo el sistema se plantean metas para a largo corto plazo tiene
como finalidad alcanzar las metas propuestas durante un determinado
periodo. Otra de las características de un sistema es el globalismo
o totalidad el cual hace referencia a los cambios que pueden ocurrir
en las unidades de los sistemas si alguna de ella es modificada.
Para el
buen funcionamiento de un sistema es necesario cumplir con ciertas
pautas partiendo de la entrada que se transforma en la fuerza queda
el impulso para que este comience a funcionar correctamente, también
se toma en consideración la salida, el procesamiento y
retroalimentación de la información obtenida.
Es
necesario mencionar que el ambiente es un parámetro con el cual se
debe tener mucho cuidado puesto que el mismos puede representar una
gran amenaza para el sistema debido a que constantemente se encuentra
en interacción con este.
Evolución
de los sistemas de información
El
inicio de la era de la informática, se debe a los aportes de Richard
Nolan en la década de los sesenta, profesor de la escuela de
Harvard, quien desarrolló una teoría que impactó el proceso de
planeación de los recursos y las actividades de la informática.
Él
explicó ésta evolución a través de varias etapas, como son:
Una
primera etapa: que comienza con la adquisición de la primera
computadora, buscando el ahorro de mano de obra y el exceso de papel,
pero surge el problema de escases de mano de obra calificada así
como la resistencia al cambio por parte del personal.
Una
segunda etapa; denominada de contagio o expansión: donde el
primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma a imitar. Se
empiezan a realizar actividades como facturación, inventarios,
control de pedidos y proveedores, entre otros; lo que hizo necesario
la contratación de personal especializado y nacen nuevos cargos
como: analista de sistema, analista programador, jefe de soporte
técnico, entre otros; generándose así fuentes de empleo, esto
ocasionó gastos excesivos a los empresarios, por lo que se vieron en
la obligación de tomar decisiones que redujeran los costos.
Surge
entonces una nueva etapa: de control o formalización.
Ésta se
inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos
computarizados e implantar el sistema de cargos a usuarios por el
servicio prestado, con la finalidad de facilitar el control de las
operaciones de l negocio para hacerlas más eficaces pues la
administración dentro del área de informática se orienta hacia el
control administrativo y a la justificación económica de las
aplicaciones a desarrollar, surge estándares de trabajo como control
de proyectos, diseño de sistemas, auditorías, entre otros; donde se
requiere personal técnicamente especializado.
Etapa de
integración: ésta etapa es posible a través de la relación de
nuevas tecnologías relacionadas con la base de datos, los sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación.
Surge aquí la primera hoja electrónica de cálculo comercial que
ayuda a que los usuarios realicen su propio trabajo, disminuyéndose
así el costo en equipos y software, por cuanto estaba al alcance de
más usuarios.
Etapa de
administración de datos: aquí el departamento de sistemas de
información es un recurso muy valioso y debe ser accesible a todos
los usuarios, por lo que se ven en la necesidad de administrar los
datos en forma apropiada, almacenándolos y manteniéndolos
adecuadamente para que los usuarios puedan utilizarlos y compartirlo.
Por
último, una etapa de madurez: aquí el proceso de informática
en las organizaciones se considera como una función básica y se
ubica en los primeros niveles del organigrama, es decir en la
dirección; los sistemas empleados son para toma de decisiones de
alta gerencia y de carácter estratégico, donde las aplicaciones se
desarrollan en tecnología de base de datos y se logra la integración
de las redes de comunicación con terminales en lugares remotos.
Elaboración
de sistemas computarizados
Para
elaborar un programa computarizado se parte de un algoritmo, que no
es más que el conjunto de operaciones y procedimientos que deben
surgir para resolver un problema, donde debe existir un lenguaje
algorítmico, por medio del cual se analiza previamente el problema a
resolver para encontrar un método que permita solucionarlo.
De
igual forma debe existir el lenguaje informático por medio del cual
el algoritmo se codifica a un sistema compatible por el ordenador o
computador. Luego se realiza el diagrama de flujo, donde se simboliza
gráficamente el algoritmo o proceso, representado en un diagrama de
actividades que contiene los flujos de trabajo paso a paso,
integrados en un sistema.
La
representación de los diagramas de flujo puede ser:
- Vertical: donde la secuencia de actividades se observa de arriba hacia abajo.
- Horizontal: las operaciones van de izquierda a derecha.
- Panorámico: el proceso se representa en una sola hoja donde se puede apreciar todo de una sola mirada.
- Arquitectónico: describe las actividades sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
En la
representación de los flujogramas se hace uso de una serie de
símbolos, cada uno con una función específica, entre estos
símbolos tenemos: el óvalo, rectángulo, rombo, círculo,
triángulo.
El
cursograma: es otro tipo de flujograma y es el más común y práctico
dentro de las organizaciones, describe el flujo de información, los
procesos, los sistemas administrativos y de control, permite la
impresión visual de los procedimientos y una y clara lógica
interpretación. Al igual que los demás, también hace uso de una
serie de símbolos como: círculos, cuadrados, líneas, rectángulos,
triángulos, óvalos, rombo, entre otros.
Historia
de los flujogramas
Fue
diseñado por Frank Gilbreth en 1921, bajo el enunciado de “Proceso
de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo”, en sus
inicios era considerado como algo difuso pero que rápidamente
encontró mucha actividad en los programas de ingeniería industrial
y en general en el campo empresarial.
Para
la década de los setenta surge un nuevo hardware y los nuevos
lenguajes de programación de tercera generación, lo que hizo bajar
la popularidad de los diagramas de flujo como instrumento de
programación, convirtiéndose así en instrumentos comunes en el
mundo empresarial.
Entre
las ventajas que posee un diagrama de flujo están:
- Favorecer la comprensión del proceso expresado a través de dibujos.
- Permite identificar muy rápidamente los problemas y oportunidades de mejorar el proceso.
- Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se analizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
- Permite capacitar a los nuevos empleados para el desarrollo de tareas cuando se realizan mejoras en el proceso.
- Se pueden ejecutar en un ordenador con un IDE como Free DFD.
Apreciación
crítica de la teoría de sistemas
La
teoría de sistemas es una de las menos criticadas puesto que no ha
habido el tiempo suficiente para analizarla, sin embargo; haciendo
una opinión crítica, es importante mencionar que:
- Existen diferencias entre las teorías de sistemas abiertos y las del sistema cerrado.
Desde el
punto de vista administrativo el sistema abierto presenta las
siguientes críticas:
- Mientras que la dinámica del ambiente está constantemente activo, la organización tiende a ser pasiva.
- Para que la organización pueda funcionar debe adaptarse a su entorno.
- Debe garantizar la necesidad de los productos.
- La información requerida por el ambiente debe ser rápida, constante y depurada.
- Sistema cerrado: la eficiencia es su prioridad, dándole más importancia a los procedimientos que a los programas.
El aspecto
de la organización como sistema cerrado se presenta por las
diferencias que existen entre la organización y el ambiente. Desde
ésta perspectiva, la organización no acepta la necesidad que hay a
los cambios y adapta sus respuestas a las necesidades del ambiente;
en éste sentido las organizaciones tienden a desaparecer.
Sistemas de información
Dentro
de un sistema de información convergen una cantidad de elementos que
se relacionan entre sí, con el objetivo de mejorar el trabajo de las
empresas. El hardware y el recurso humano son necesarios para que el
sistema de información funcione adecuadamente.
El
sistema de información realiza cuatro funciones de gran importancia:
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
- Entrada de información: en éste caso el sistema de información toma los datos y los procesa. Dichas entradas pueden ser manuales, es decir; la suministrada por el usuario y las automáticas, en donde la información se obtiene de otros sistemas.
- Almacenamiento de información: éste es el proceso más importante que realiza la computadora y por lo general la información es almacenada en archivos.
- Procesamiento de información: el sistema de información posee la capacidad de realizar cálculos, cuyos datos se introducen en el sistema o se realizan con los que ya están almacenados. Éstos datos se transforman en fuente de información que pueden ser utilizados en la toma de decisiones.
- Salida de información: ésta función permite retirar la información almacenadas.
Experiencias
en el uso de la tecnología en el Sistema Educativo
El
uso de la tecnología en el Sistema Educativo Venezolano constituye
un hecho de gran importancia en la actualidad. Con el desarrollo de
las T.I.C.’s, surgen nuevas formas de concebir la educación, es
decir; los estudiante tienen la posibilidad de acceder a lo más
avanzado en materia tecnológica, pasando a jugar un papel activo en
cuanto al uso de las herramientas que ésta les ofrece.
Actualmente,
los avances tecnológicos en las instituciones educativas del país,
representa una estrategia para el acceso al conocimiento, desarrollo
y crecimiento de las comunidades y por ende de la sociedad, esto ha
propiciado nuevas formas de pensamientos críticos, así como también
nuevas preocupaciones, intereses e intenciones del ver el mundo y el
entorno más cercano de una manera diferente, donde la comunicación
e información tienen un papel preponderante con el uso de la
tecnología.
Las
experiencias en cuanto a lo que en materia tecnológica se refiere,
son sumamente significativas. Los estudiantes tienen acceso directo a
un mundo nuevo e interesante que anteriormente era desconocido o de
muy difícil acceso a la población. El manejo de ésta herramienta
impulsa las actividades hacia una visión más amplia de la educación
y facilita el acceso a la informática, fortaleciendo así el proceso
de enseñanza y aprendizaje.
