Análisis de Sistemas

Centro de Investigaciones Psiquiátricas

Psicológicas y Sexológicas de Venezuela

Reconocido por el C.O.N.I.C.I.T (1981)

Autorizado por el C.N.U (1991)

Gaceta Oficial Nº 34678

Programa: Maestría en Planificación y Evaluación de la Educación

ANÁLISIS DE SISTEMAS

Facilitadora:      

 Profa.AdrianaAzzi                                                           

 Participantes:            

Profa.Yrene Acuña                                                            

Profa. María Medina  

Profa. Marianny Marcano

Profa. Cleotilde Tabata

       Una base de datos es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada o sistemáticamente, para usarlos posteriormente con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. 

 

       Existen diferentes bases de datos, por lo que una biblioteca se puede considerar como una de ellas de tipo impreso, ordenado por categorías, especialidad, entre otras. Pero debido al desarrollo cada vez más creciente de la informática, la tecnología y las redes, las bases de datos están en formato digital solucionando el problema de almacenamiento al reducir cada día más el espacio y los dispositivos de almacenamiento.

       Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red. 

 

       Rápidamente surgió la necesidad de contar con un sistema de administración para controlar tanto los datos como los usuarios. La administración de bases de datos se realiza con un sistema llamado DBMS (Database management system o Sistema de administración de bases de datos). El DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones de software) para administrar bases de datos, que permite:

• Un fácil acceso a los datos
• El acceso a la información por parte de múltiples usuarios
• La manipulación de los datos encontrados en la base de datos (insertar, eliminar, editar)

       En una base de datos se puede introducir diferentes tipos de datos como videos, gráficos, sonido, lógicos, numéricos y alfanuméricos, los cuales cumplen las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema Gestor de base de datos como la programación visual, la aplicación de programas de interface, el soporte de base de datos, el soporte SQL que sirve para establecer indicadores a la hora de realizar una búsqueda o consulta.

       Existen diferentes bases de datos según la variabilidad de los documentos almacenados entre las cuales se pueden mencionar: 

 

       Las bases de datos de red, permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aún así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

       Bases de datos transaccionales, son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

       Bases de datos relacionales, Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas.

       En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

       Bases de datos multidimensionales, son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

       Bases de datos orientadas a objetos, este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Esta incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos: Encapsulación, Herencia y Polimorfismo.

      Bases de datos documentales, Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

       Bases de datos deductivas, un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Orígenes de la teoría de los sistemas

La teoría general de los sistemas surgió con los trabajos del Alemán Ludwig Bertalanffy, publicados entre los años 1950 y 1968; esta teoría no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

 

Estas teorías fueron creadas con el propósito de brindarle al usuario una herramienta útil del conocimiento que le permita desarrollar soluciones prácticas de la vida cotidiana y la realidad humana. 

 

La teoría general de los sistemas presenta unos supuestos básicos en los cuales se plantea que existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales que parecen orientarse rumbo a una teoría de sistemas que puede ser una manera más amplia de estudiar los campos.

 

En lo antes mencionado se plantea que las TGS están conformadas por el conocimiento general de todas las ciencias, tanto naturales como sociales, de esa manera se logra agrupar científico y no científico creando estructuras universales de todas las ciencias que la conforman.

Fundamentación de las teorías general del sistema

Las TGS se encuentran inmersos dentro del mismo sistema, aunque están de manera ordenada, obedecen a un sistema abierto de menor o mayor conocimiento, que a la misma vez va fortaleciendo en la medida que se adquieren nuevos conocimientos. Por esta misma razón se considera a los sistemas abiertos como un campo infinito de diferentes proporciones, que intercambia con su entorno de manera secuencial.

En análisis general o punto de vista, de las diferentes teorías, en referencia a la teoría de la administración científica, y la de las relaciones humanas compartieron el enfoque o concepto de sistema hombre- maquina, aunque la segunda teoría tuvo mayor inclinación a la de las relaciones de las personas dentro de una misma organización basándose en nuevos criterios y técnicas de gerencia.

Por otro lado la teoría estructuralista le da a la empresa un valor de carácter social, reconociendo que dentro de ese mismo sistema existe el conocimiento formal e informal, conformando un sistema integral que le puede proporcionar a la empresa resultados muy positivos. Posteriormente surge la teoría del comportamiento y la de la decisión donde la empresa como sistema a través de sus participantes toma decisiones después de un intercambio de información, todo esto como resultado de un comportamiento organizacional.

¿Qué es un sistema?

El sistema es definido como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y materia para proveer información, energía y materia.

Todo sistema presenta unas características muy particulares que son el propósito u objetivo y el globalismo o totalidad. De acuerdo con las investigaciones realizadas Bertalanffy determino que los sistemas presentan diversas características entre las que se pueden mencionar.

El propósito u objetivo esta características hace énfasis en que todo el sistema se plantean metas para a largo corto plazo tiene como finalidad alcanzar las metas propuestas durante un determinado periodo. Otra de las características de un sistema es el globalismo o totalidad el cual hace referencia a los cambios que pueden ocurrir en las unidades de los sistemas si alguna de ella es modificada.

Para el buen funcionamiento de un sistema es necesario cumplir con ciertas pautas partiendo de la entrada que se transforma en la fuerza queda el impulso para que este comience a funcionar correctamente, también se toma en consideración la salida, el procesamiento y retroalimentación de la información obtenida.

Es necesario mencionar que el ambiente es un parámetro con el cual se debe tener mucho cuidado puesto que el mismos puede representar una gran amenaza para el sistema debido a que constantemente se encuentra en interacción con este.

Evolución de los sistemas de información

El inicio de la era de la informática, se debe a los aportes de Richard Nolan en la década de los sesenta, profesor de la escuela de Harvard, quien desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Él explicó ésta evolución a través de varias etapas, como son:

 

Una primera etapa: que comienza con la adquisición de la primera computadora, buscando el ahorro de mano de obra y el exceso de papel, pero surge el problema de escases de mano de obra calificada así como la resistencia al cambio por parte del personal.

Una segunda etapa; denominada de contagio o expansión: donde el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma a imitar. Se empiezan a realizar actividades como facturación, inventarios, control de pedidos y proveedores, entre otros; lo que hizo necesario la contratación de personal especializado y nacen nuevos cargos como: analista de sistema, analista programador, jefe de soporte técnico, entre otros; generándose así fuentes de empleo, esto ocasionó gastos excesivos a los empresarios, por lo que se vieron en la obligación de tomar decisiones que redujeran los costos.

 

Surge entonces una nueva etapa: de control o formalización. 

 

Ésta se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computarizados e implantar el sistema de cargos a usuarios por el servicio prestado, con la finalidad de facilitar el control de las operaciones de l negocio para hacerlas más eficaces pues la administración dentro del área de informática se orienta hacia el control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar, surge estándares de trabajo como control de proyectos, diseño de sistemas, auditorías, entre otros; donde se requiere personal técnicamente especializado.

 

Etapa de integración: ésta etapa es posible a través de la relación de nuevas tecnologías relacionadas con la base de datos, los sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación. Surge aquí la primera hoja electrónica de cálculo comercial que ayuda a que los usuarios realicen su propio trabajo, disminuyéndose así el costo en equipos y software, por cuanto estaba al alcance de más usuarios.

 

Etapa de administración de datos: aquí el departamento de sistemas de información es un recurso muy valioso y debe ser accesible a todos los usuarios, por lo que se ven en la necesidad de administrar los datos en forma apropiada, almacenándolos y manteniéndolos adecuadamente para que los usuarios puedan utilizarlos y compartirlo.

Por último, una etapa de madurez: aquí el proceso de informática en las organizaciones se considera como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama, es decir en la dirección; los sistemas empleados son para toma de decisiones de alta gerencia y de carácter estratégico, donde las aplicaciones se desarrollan en tecnología de base de datos y se logra la integración de las redes de comunicación con terminales en lugares remotos.

Elaboración de sistemas computarizados

       Para elaborar un programa computarizado se parte de un algoritmo, que no es más que el conjunto de operaciones y procedimientos que deben surgir para resolver un problema, donde debe existir un lenguaje algorítmico, por medio del cual se analiza previamente el problema a resolver para encontrar un método que permita solucionarlo.

       De igual forma debe existir el lenguaje informático por medio del cual el algoritmo se codifica a un sistema compatible por el ordenador o computador. Luego se realiza el diagrama de flujo, donde se simboliza gráficamente el algoritmo o proceso, representado en un diagrama de actividades que contiene los flujos de trabajo paso a paso, integrados en un sistema.

      La representación de los diagramas de flujo puede ser:

• Vertical: donde la secuencia de actividades se observa de arriba hacia abajo.
• Horizontal: las operaciones van de izquierda a derecha.
• Panorámico: el proceso se representa en una sola hoja donde se puede apreciar todo de una sola mirada.
• Arquitectónico: describe las actividades sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

En la representación de los flujogramas se hace uso de una serie de símbolos, cada uno con una función específica, entre estos símbolos tenemos: el óvalo, rectángulo, rombo, círculo, triángulo.

El cursograma: es otro tipo de flujograma y es el más común y práctico dentro de las organizaciones, describe el flujo de información, los procesos, los sistemas administrativos y de control, permite la impresión visual de los procedimientos y una y clara lógica interpretación. Al igual que los demás, también hace uso de una serie de símbolos como: círculos, cuadrados, líneas, rectángulos, triángulos, óvalos, rombo, entre otros. 

 

Historia de los flujogramas

Fue diseñado por Frank Gilbreth en 1921, bajo el enunciado de “Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo”, en sus inicios era considerado como algo difuso pero que rápidamente encontró mucha actividad en los programas de ingeniería industrial y en general en el campo empresarial.

Para la década de los setenta surge un nuevo hardware y los nuevos lenguajes de programación de tercera generación, lo que hizo bajar la popularidad de los diagramas de flujo como instrumento de programación, convirtiéndose así en instrumentos comunes en el mundo empresarial.

Entre las ventajas que posee un diagrama de flujo están:

• Favorecer la comprensión del proceso expresado a través de dibujos.
• Permite identificar muy rápidamente los problemas y oportunidades de mejorar el proceso.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se analizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Permite capacitar a los nuevos empleados para el desarrollo de tareas cuando se realizan mejoras en el proceso.
• Se pueden ejecutar en un ordenador con un IDE como Free DFD.

Apreciación crítica de la teoría de sistemas

La teoría de sistemas es una de las menos criticadas puesto que no ha habido el tiempo suficiente para analizarla, sin embargo; haciendo una opinión crítica, es importante mencionar que:

• Existen diferencias entre las teorías de sistemas abiertos y las del sistema cerrado.

Desde el punto de vista administrativo el sistema abierto presenta las siguientes críticas:

• Mientras que la dinámica del ambiente está constantemente activo, la organización tiende a ser pasiva.
• Para que la organización pueda funcionar debe adaptarse a su entorno.
• Debe garantizar la necesidad de los productos.
• La información requerida por el ambiente debe ser rápida, constante y depurada.

• Sistema cerrado: la eficiencia es su prioridad, dándole más importancia a los procedimientos que a los programas.

El aspecto de la organización como sistema cerrado se presenta por las diferencias que existen entre la organización y el ambiente. Desde ésta perspectiva, la organización no acepta la necesidad que hay a los cambios y adapta sus respuestas a las necesidades del ambiente; en éste sentido las organizaciones tienden a desaparecer.

Sistemas de información

      Dentro de un sistema de información convergen una cantidad de elementos que se relacionan entre sí, con el objetivo de mejorar el trabajo de las empresas. El hardware y el recurso humano son necesarios para que el sistema de información funcione adecuadamente.

     El sistema de información realiza cuatro funciones de gran importancia: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

• Entrada de información: en éste caso el sistema de información toma los datos y los procesa. Dichas entradas pueden ser manuales, es decir; la suministrada por el usuario y las automáticas, en donde la información se obtiene de otros sistemas.
• Almacenamiento de información: éste es el proceso más importante que realiza la computadora y por lo general la información es almacenada en archivos.
• Procesamiento de información: el sistema de información posee la capacidad de realizar cálculos, cuyos datos se introducen en el sistema o se realizan con los que ya están almacenados. Éstos datos se transforman en fuente de información que pueden ser utilizados en la toma de decisiones.
• Salida de información: ésta función permite retirar la información almacenadas.

Experiencias en el uso de la tecnología en el Sistema Educativo

       El uso de la tecnología en el Sistema Educativo Venezolano constituye un hecho de gran importancia en la actualidad. Con el desarrollo de las T.I.C.’s, surgen nuevas formas de concebir la educación, es decir; los estudiante tienen la posibilidad de acceder a lo más avanzado en materia tecnológica, pasando a jugar un papel activo en cuanto al uso de las herramientas que ésta les ofrece.

      Actualmente, los avances tecnológicos en las instituciones educativas del país, representa una estrategia para el acceso al conocimiento, desarrollo y crecimiento de las comunidades y por ende de la sociedad, esto ha propiciado nuevas formas de pensamientos críticos, así como también nuevas preocupaciones, intereses e intenciones del ver el mundo y el entorno más cercano de una manera diferente, donde la comunicación e información tienen un papel preponderante con el uso de la tecnología.

      Las experiencias en cuanto a lo que en materia tecnológica se refiere, son sumamente significativas. Los estudiantes tienen acceso directo a un mundo nuevo e interesante que anteriormente era desconocido o de muy difícil acceso a la población. El manejo de ésta herramienta impulsa las actividades hacia una visión más amplia de la educación y facilita el acceso a la informática, fortaleciendo así el proceso de enseñanza y aprendizaje.

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